Etkinlik Tanıtımı Nasıl Yapılır Nelere Dikkat Edilir?

Etkinlik Tanıtımı Nasıl Yapılır Nelere Dikkat Edilir?

Herkese merhabalar, bu yazımda sizlere etkili bir etkinliğin nasıl yapılması gerektiğini ve yaparken ki izlenmesi gereken 8 önemli adımdan bahsedeceğim. O zaman gelin ilk önce etkinliğin tanımından başlayalım;

etkinlik-yaparken-nelere-dikkat-edilmeli

Etkinlik, sözlük anlamına bakıldığında etkin olma, iş yapma çalışma gibi anlamlara geliyor. Bizim burada kullanacağımız anlam ise belli bir amaca ulaşmak için belli bir kişi, kuruluş ya da işletmenin belirli bir alanda ki faaliyeti yerine getirmesidir. Şirketler bu tür pazarlama faaliyetlerini tek bir değil birden çok amaç için yerine getirirler. Örneğin farkındalığı arttırmak ya da istenen kitleyle iletişim kurmaya yardımcı olur. Bir etkinlikte katılımcı olabilirsiniz, düzenleyebilirsiniz ya da sponsor olabilirsiniz. Doğru ve etkili bir iletişim noktası keşfettiğinizde başarı da kaçınılmaz olacaktır. Peki bu başarının gelmesi için hangi adımlar izlememiz gerekiyor ?

Sizler için 8 adımda etkinlik yolculuğunu şu şekilde özetleyeceğim ;

1. Hedef Kitlenizi Belirleyin

etkinlik-tanıtımı

Temel önceliğiniz hedef kitlenizi doğru belirlemek olacaktır. Hedef kitlenizle daha önceden toplanmış mıydınız yoksa yeni bir kitle mi belirleyeceksiniz ya da potansiyel bir kitleye ilham mı vereceksiniz ? Bu sorulara cevap verdikten sonra insanları ortak nokta etrafında toplayacağınız konuyu yani amacı belirlemeniz gerek. Bu amaç aslında kiminle konuşacağınızı ve nedenini bildikten sonra oldukça basittir. Etkinliğiniz için kafanızda oluşan firma ve kurumların ufak çaplı araştırmasınız yapmanız ve tanımanız gerekiyor. Ayrıca etkinliğinize daha önce katılmış firma ya da kişilerin de araştırmasını yaparak onları da davet edip etmeyeceğinize karar verin. Belirlenmiş özel hedef ziyaretçi kesimi ile sürekli iletişim halinde olunmalıdır. Gerekli olduğu zaman ziyaretçiyi etkileyecek noktalar ile birebir görüşmeler yapmalısınız.

Hedef kitlenizi daha iyi belirleyebilmek için yazımızı okuyabilirsiniz; Hedef kitle ve persona nedir?

2. Amaç ve Planı Belirleyin

etkinlik-yönetimi

Bir sonraki adımda ise amaçlarımızı doğru şekilde belirlemeli ve plan yapmalıyız. Hedeflerinize nasıl ulaşacağınıza dair amaçları açık ve net bir şekilde belirtirseniz işiniz kolaylaşır. Hedeflere şu şekilde örnekler verebiliriz :

  • Bir konu belirlemek ya da var olan bir sorun üzerinde tartışma ortamı yaratmak.
  • Yeni bir girişim ortaya çıktığında bunun duyurusunu yapmak ve tanıtmak.
  • Kendi markanızı tanıtabilir ya da buna olan bağlılığı arttırabilirsiniz.
  • Hedef kitlenizi harekete geçirebilirsiniz.
  • Gündemdeki konular üzerine bilgilendirme yapabilirsiniz.

3. Etkinlik Duyurusu için Kullanacağınız Kanalı Belirleyin

3. ve en önemli adımlardan biride aslında etkinliğin duyurusunu yapmaktır. Çünkü organizasyon ve planınız ne kadar doğru olursa olsun yeterli sayıdaki kişiye ulaşmayan etkinlikler kötü bir izlenim bırakabilir. Benzer şekilde hayal kırıklığına uğrayabilir ya da boşa çabaladığınızı düşünebilirsiniz. Bu nedenle doğru iletişim kanalı ile kitlenize kolayca ulaşabilirsiniz. Bunu yapmanın ise pek çok yolu vardır. Bu yollardan bazılarını şu şekilde sıralayabiliriz:

Sosyal Medya ve Elektronik ortamlar

Günümüzde sosyal medya en büyük iletişim araçlarından biri haline geldi. Böyle bir durumda sosyal medyayı kullanmamak kaçınılmazdır. Sosyal medya kullanıcıları kendi ağlarında ki kişilerin ilgi ve beğenilerine oldukça dikkat ederler. Aslında bakıldığına etkinliğiniz kulaktan kulağa aktarılıp paylaşıldığı zaman oldukça popüler olur. Bunun için ise web siteleri, tanıtım videoları, blog sayfaları, e-mailler, instagram, twitter, facebook ve özellikle linkedin bu kanallardan yararlanabilirsiniz. Daha sonra doğru bir içerik üreterek ortaya bir davet koymalısınız. Bunun için ise genelde yaratıcı bir ekip, pazarlama stratejisi ve ekibi, sosyal medya ekibi birlikte çalışır.

Sosyal medya reklamlarının faydaları nelerdir?

Hashtag Oluşturma

etkinlik-için-hastag-kullanımı

İnsanlar sürekli çeşitli online etkinlik tanıtımı ile karşılaşıyor . Etkinliğinizin diğerlerinden daha çekici olması için bir hashtag oluşturun ve insanların bu hashtag sayesinde birbiriyle etkileşime girmesini, tanışmasını sağlayın. Böylece, online ortamda tanışan kişiler etkinliğinize gelerek yüz yüze görüşmek isteyecektir.

Basılı Materyaller

Basılı materyaller sosyal medya içeriklerine kıyasla  daha maliyetlidir ve daha az etki ortaya çıkarır. Ama bazı durumlarda basılı materyallerinde kullanılması gerekmekte. Örneğin tanıtım dosyaları, afişler veya davetiyeler bastırmak bunlardan bazıları. Daha sonra bu davetiyeleri gerekli adrese posta yoluyla iletim sağlayabilirsiniz.

Reklam maliyetlerinizi düşürmek için 8 harika öneri için tıklayın.

Yazılı veya Görsel medya

yazılı-görsel-basın

Yazılı ve görsel medya da çok sık başvurulan yöntemlerdendir.Örneğin;

  • Sektörlerle ilgili düzenli yayınlar ile iş birliği ,
  • TV reklamları, haberleri, basın bültenlerine çıkma,
  • Ulusal ve yerel, görsel ve yazılı basına düzenli olarak basın bültenleri gönderme,
  • En çok dinlenen radyo kanallarında reklamlarınızın yer alması,
  • Açıkhava reklamları ve billboard reklamların asılması gibi.

4. Birden Çok Kanalla Hedef Kitlenize Ulaşın

etkinlik-için-blog-yazısı

Hedef kitleyi harekete geçirmek için bazen tek bir yöntem yeterli olmayabilir. Bu durumlarda “omni-channel” ile yola çıkmalısınız. Omni channel  müşterilere birbirine birden çok kanalla ulaşmak demektir. Aşağıdaki basamaklarda adım adım nasıl ilerlemeniz gerektiğini sıraladım:

  • Sosyal Medya ve diğer kanallarınızı tanımla.
  • İçerik başlıkları, haberler, davetler, içerikler ve fotoğraf gibi kullanacağın materyalleri belirle.
  • SEO şartlarını optimize ederek  destekleyici postlar hazırla.
  • Etkinlik sırasında planlı ya da plansız oluşabilecek durumları vurgula veya tanıtmak için yayınlanacak içerikleri hazırla.

5. Mekan Belirleyin

konferans-salonu

Etkinlikler son zamanlarda daha çok online olarak internet platformları üzerinden gerçekleştiriliyor. Eğer online olarak gerçekleştiriyorsanız, hazırladığınız içeriklerde linklerin çalışıp çalışmadığını mutlaka kontrol edin. Öte yandan kullanacağınız platformu belirlerken kullanıcıların sizinle kolay iletişime geçebilmesi için doğru seçmeniz gerekmekte. Zoom, google meeting gibi platformlar en çok kullanılanlar arasındadır.

Eğer sanal ortam değil gerçek bir ortamda gerçekleştirecekseniz dikkat etmeniz gereken bazı unsurlar vardır. Etkinliğin yapılacağı mekanın kapasitesi belirleyerek, herkesin kolayca ulaşabileceği bir lokasyon ve mekan seçmelisiniz. Açık ve kapalı mekanlar seçilirken hava durumu şartlarını kontrol etmek hem sizi hem izleyicileri yağmurlu havadan kurtarır . Otopark içermesi de önemli konulardan biridir.

6. Organizasyon ve Süslemeleri Unutmayın

etkinlik-için-konferans-salonu

Gerçek ortamlarda düzenlenen etkinliklerin göze hitap etmesi önemlidir. Gözü yormayacak şekilde süslenen mekan sayesinde ortamın ambiyansını değiştirmek mümkündür. Bunun için bir organizasyon şirketiyle anlaşarak odağınızı diğer konulara çevirmek sizin için iyi olacaktır.

7. Oturma Düzeni ve Akış Planı Hazırlama

Oturma düzeni en zor düzenlenen kısımlardan biridir. Eğer amfi gibi ya da kademeli bir oturma düzeni varsa işiniz kolaylaşacaktır. Fakat eğer düz bir mekan ise herkesin size görebileceği şekilde mekanda düzenlemeler yapmak gerekmekte. Akış planını hazırlarken oluşabilecek her türlü aksaklık ve olumsuzlukları göz önünde bulundurarak bir düzenleme yapın. Akış planını duyuru yapılırken kitle ile mutlaka paylaşarak mutlaka süreçten onlara bahsetmelisiniz. Sanal olarak gerçekleşecekse molalar daha kısa, gerçek bir mekanda gerçekleşecek ise molaları daha uzun tutmalısınız.

8. Mutlaka Geri Bildirim Alın

etkinlik-icin-geribildirim

Hedefleriniz ne olursa olsun, amacınızın “neden” ini doğrulamak için ölçmesi mümkün olan sonuçlar verdiğinden emin olun. Ayrıca hedefleriniz, etkinlikten sonra izlemek ve raporlamak için metrikleri belirlemenize yardımcı olur. Mutlaka gelen kişilerden etkinlik sonrası küçük anketler ile izlenimlerini ve düşüncelerini öğrenin. Bu şekilde memnuniyet formları ile eksik olan kısımlarla ilgili kolayca aksiyon alabilirsiniz.

Sizde internet ve sosyal medya reklamlarının yönetimi için Earnado ile iletişime geçebilirsiniz.

Gamze Güvercin
Gamze Güvercin

İş geliştirme ve girişimcilik ile alakalı öğrendiğim ve uygulama aşamasında olduğum bilgileri size Earnado içerisinde aktarmaya çalışacağım.

İlgili yazılar
Yorum bırak

Bilgilerinizi girerek yorum yapabilirsiniz.Required fields are marked *